· Herunder beskriver jeg hvordan en opgradering typisk foregår

Først undersøger jeg dit system for tilretninger og giver et overslag på hvad det vil tage af tid for at opgradere til det nye system ligesom jeg foreslår hvordan det skal foregå.

Når vi er enige om forløbet modtager jeg en sikkerhedskopi af databasen og laver en prøveopgradering. Under prøveopgraderingen vil jeg typisk tilrette noget programmeringskode som enten flytter eller sletter data. Når prøveopgraderingen er færdig får du adgang til systemet og kan i fred og ro tjekke at tallene i det nye system stemmer overens med tallene i dit gamle system. Prøveopgraderingen benyttes ligeledes til at undervise brugerne i det nye system ligesom jeg tilretter forskellige udskrifter som salgstilbud, -ordre, -fakturaer og kreditnotaer.

Når alt er testet og brugerne er undervist og finder sig til rette i det nye system aftaler vi en dato hvor drift opdateringen skal foregå. På den aftalte dato lukkes det gamle system for bogføring, jeg tager en sikkerhedskopi og påbegynder opgraderingen. Efter nogle dage (typisk over en weekend) installerer jeg det nye opgraderede system og så er du køreklar med et moderne ERP system.

· Typisk overordnet plan

Et opgraderings projekt vil løbe over en periode på 4 til 16 uger. Det afhænger selvfølgelig af hvor tilrettet din database er og hvilken periode du ønsker en opdatering. Grunden til at det kan tage op til 16 uger for et helt projekt er fordi jeg løbende skal kunne passe mine kunder; prøveopgraderingen alene vil typisk løbe over 4 uger.

Fase 1 – Analyse
Jeg gennemgår databasen i detaljer (1 til 3 dage). Hertil skal jeg bruge alle objekter, jeg behøver ikke noget data.
a. Møde med gennemgang af jeres behov og arbejdsgange (2 – 5 timer).
b. Jeg giver et overslag på hvad det vil koste at få alt dit data med til seneste version.

Fase 2 – Prøvekonvertering
a. Jeg foretager en prøveopdatering og hertil skal jeg bruge en sikkerhedskopi af de regnskaber som skal have flyttet data op til seneste version.
b. Installation af test-miljø samt adgang til samtlige brugere der skal teste miljøet.

Fase 3 – Undervisning og eventuelle tilretninger
Der aftales for undervisning af bruger fordelt på afdelinger som administration, salg, køb, lager osv.

Fase 4 – Drift opgradering og igangsætning
a. Der tages en sikkerhedskopi af  "det gamle system" og systemet spærres for bogføring.
b. Konverteringen foretages.
c. Det nye system sættes i drift.

Fase 5 – Evaluering
Vi mødes og sammen gennemgår vi hvordan driftskonverteringen er forløbet; hvad gik godt og måske noget der ikke gik godt?

VIGTIGT I FORBINDELSE MED EN OPGRADERING
Inden du "søsætter" en opgradering så er der forskellige ting du skal tage hensyn til.

Først af alt skal der være lavet en kravspecifikation som indeholder den funktionalitet som du ønsker i det nye program. Det vil sige at alle tilretninger fra den gamle version skal tilrettes i den nye version, hvilke data flyttes fra gammel version til ny version og hvilke nye tilretninger ønsker du. For hvert punkt skal der ved en prøve opgradering laves et tjek at tilretningen fungerer. Først når alle tilretninger er gennemgået og fundet okay så BØR en drifts opgradering finde sted.

Så er det vigtigt at du har ressourcer (personale) til at kunne teste en prøve opgradering. Det kan tage rigtig lang tid at teste og kræver derfor allokeret personale i en periode. En god idé er at bogføre sideordnet med den "gamle" (nuværende) version og udføre de samme funktioner i både "driften" og "testen".

Til sidst men slet ikke mindst, sørg for at have en positiv dialog med din IT leverandør og sørg for at du følger op på eventuelle deadlines. Du må gerne "presse" din leverandør i hvert fald (i det mindste) - må du ikke være "bange" for ham.